Agilität durch Projektarbeit – Wandel als Chance

Früher war alles besser – ein Satz der nicht Wenigen über die Lippen kommt. Die Welt war beschaulicher, die Arbeit besser planbar, jeder wusste, was er zu tun hatte. Fertigung fand in Serie statt und Produktionszeiten konnten genau vorhergesagt werden.

Dann kam diese komische Globalisierung und führte zu weltweitem Wettbewerb. Die Märkte sind nun keine Käufermärkte mehr, sondern ein Überangebot ist vorhanden. Die Käufer suchen sich aus, was sie kaufen und haben Ansprüche und Vorstellungen, was genau das sein soll und wie es aussehen soll. Natürlich existieren nach wie vor Massenmärkte! Diese werden aber zunehmend von asiatischen Lieferanten bedient.
Um heute am Markt erfolgreich zu sein, gilt es genau die Bedürfnisse des jeweiligen Kunden zu treffen: Da ist er, der Trend zur Individualisierung! Das trifft heutzutage auf alles zu: Kleidung, Maschinen, Autos, Häuser, usw.

Und was bringt das mit sich? Jedes Produkt ist anders. Und hier ist sie wieder, die Projektarbeit: Unternehmen reagieren auf schnell wechselnde Anforderungen mit der Umstellung der einst so schön und gut planbaren Produktion mit Projektarbeit.

Damit werden Unternehmen vor komplett neue Herausforderungen gestellt.
Schon allein die Ressourcenplanung wird für viele zu einem unüberwindlichen Hindernis. Häufig werden zwar Projekteinsatzpläne auf Monate hinaus erstellt, aber Projekte bergen Risiken und die Durchführung ist meistens nur grob planbar.

Überlege doch einmal wo du heute Abend um 21:37 Uhr sein wirst und was genau du dort machst. Siehst Du: Das ist gar nicht so leicht und obendrein mit einer recht hohen Unsicherheit behaftet. Dabei handelt es sich nur um einen Vorgang, der für wenige Stunden geplant werden könnte. Wie vernünftig ist denn dann ein Plan, der vorsieht, was Mitarbeiter X am 23.12.2013 von 9:00 bis 10:00 Uhr einen jetzt festgelegten Auftrag ausführen soll?

Diese schönen, mit viel Mühe erstellten Pläne, müssen dann immer umgeschrieben werden. Leider geschieht das in der Praxis allzu häufig. Es wäre mal interessant zu betrachten, wie viel Aufwand und damit Kosten entstehen durch total sinnlose Planungen und die damit verbundenen ständigen Umplanungen.
Es ist ganz klar: Die Planung wird umso schwieriger, je mehr Vernetzung und Abhängigkeiten zwischen den Projekten vorhanden sind. Das kann sowohl Menschen als auch Maschinen oder Kapital als Ressourcen betreffen.
Für kleine Unternehmen ist dies eine Riesen-Herausforderung. Die Ressourcen müssen möglichst effektiv und effizient eingesetzt werden, ohne dass lange im Voraus geplant wird.

In der Praxis erlebe ich häufig Hyperplanungen gemäß dem – meiner Ansicht nach – längst überholten Ausspruch: Gut geplant ist halb gewonnen. Vergiss es! Wir bewegen uns in einem äußerst dynamischen Umfeld. Kundenwünsche ändern sich schnell und auch während der Projektlaufzeit. DAS IST NICHT exakt PLANBAR.
Überlegen wir lieber, wie dieses Problems beigekommen werden kann: Klar ist, dass es ganz ohne Planung auch nicht geht. Das Licht am Ende des Planungstunnels kommt aus der Richtung der agilen Projektmethodik.

Der Umstieg vom Push- zum Pull-System: Die Mitarbeiter werden nicht mehr verplant, sondern planen ihre Arbeit selbst. Sie bekommen nicht Aufgaben übertragen, sondern ziehen sich diese aus einem priorisierten Aufgabenpool heraus: Das bringt zum einen Motivation, zum anderen Fokussierung und zum dritten eine große Flexibilität für das gesamte Unternehmen.

Das Pull-Verfahren verspricht deshalb die größtmögliche Effektivität und Effizienz, da kein Leerlauf mehr herrscht, aber auch keine Überlastung. Erst wenn eine Aufgabe abgearbeitet ist, auf die sich der Mitarbeiter voll und ganz konzentrieren, wird die nächste in Angriff genommen. Langsam spricht sich herum, dass Multitasking große Effizienzverluste mit sich bringt. Zu diesem Ergebnis kamen auch Forscher an der Stanford University im Rahmen einer Studie.

Mittlerweile wird auch erkannt, was Kopfarbeiter motiviert. Wer noch Zweifel daran hat, dass Selbstbestimmung motivierend wirkt, dem sei dieser kleine Film ans Herz gelegt.

Der Umstieg auf agile Methoden steht eigentlich nicht zur Diskussion, sondern nur die Frage, ob ein Unternehmen vorne mit dabei sein möchte oder lieber der Entwicklung hinterher rennt: Denn wer kann heute schon auf motivierte, ausgeglichene und verantwortungsvolle Mitarbeiter verzichten?
Wer aber lieber Menschen in die Tretmühle schicken möchte, der kann einfach weiter machen wie bisher. Denn nicht umsonst heißt es: „Wer Zäune baut, bekommt Schafe“.

Bild: Jan Wattjes / pixelio.de

 

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Über Anke Heines

Vielleicht muss man einen an den Sternen geschulten Weitblick entwickeln (Anke hat als Physikerin in der astronomischen Forschung gearbeitet), um die Arbeitswelt so klarsichtig durchdringen zu können wie Anke das macht. Wertvernichtung, Zeitverschwendung und Bevormundung sind ihr ein Gräuel. Sie setzt dagegen auf Selbstorganisation, Sinn in der Arbeit und Eigenverantwortung. Wenn Anke in Unternehmen auf Partner trifft, die bereit sind sich in Bewegung zu setzen, ist sie in der Lage, gemeinsam mit ihnen völlig neue Formen wertschöpfender und wertschätzender Zusammenarbeit hervorzubringen. Das hat jüngst die Verleihung des Sonderpreises des New Work Award an den von ihr betreuten Maschinenbauer HEMA bewiesen. Und das hat Anke auch auf die Fahnen Ihrer LEADaktiv UG geschrieben: Wertvolles durch Wandel weiterhin wertvoll erhalten.
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