Ziele im Projekt – treffsicher und genau?

Unklare oder schlecht dokumentierte Ziele sind ein großer Stolperstein für den Projekterfolg. Obwohl dies jedem klar sein wird, der schon mit Projekten zu tun hatte, wurde dies in einer aktuellen Studie der GPM erneut bestätigt.

Was ist denn nun das Problem mit den Projektzielen?

Erfolg ist die gemeinsame Zielerreichung

Erfolg ist, wenn alle gemeinsam das gleiche Ziel erreichen – nach Möglichkeit ohne Umleitungen
Bild: Gerd Altmann / pixelio.de

“Wer den Hafen nicht kennt, in den er segeln will, für den ist kein Wind der Richtige.” (Seneca)

Projekte starten häufig unter Zeitdruck. Es wird schon mal begonnen, obwohl die Zielsetzung noch nicht abschließend geklärt ist. Der Auftrag ist dann häufig unklar, es kommt zu vielen Diskussionen und zeitraubenden Meetings.

Mangelnde Fokussierung führt zu Überlastung

Viele Projektmitarbeiter arbeiten wie im Treibsand: Sie versuchen mühsam den Kopf an die Luft zu bekommen und werden doch immer wieder in den Sand gezogen. Dies ist häufig eine Folge von Orientierungsverlust. Da nicht klar ist, wo die Prioritäten liegen, werden anstehende Arbeiten erledigt. Vermeintlich dringende Dinge werden erledigt, statt zu hinterfragen, was wirklich wichtig ist und gebraucht wird. Dies führt dazu, dass kopflos, aber mit ungeheurem Einsatz geschuftet wird und nichts Sinnvolles dabei raus kommt.

Unverstandene Zielsetzung führt zu unbrauchbaren Resultaten

Zur Klärung der Zielsetzung ist es nie zu spät und unklare Projektziele können auch nicht ignoriert werden. Die Folge sind fast ausnahmslos unbrauchbare Projektresultate, die zu Frust auf allen Seiten führen – sowohl bei den Auftraggebern als auch beim Projektteam. Sind die Ziele nicht wirklich klar, gibt es also nur eines – raus aus dem täglichen Gewusel, einen Schritt zurück treten und sich mit den Zielen beschäftigen. Selbst wenn das die Einhaltung des Zeitplans gefährdet ist dies auf jeden Fall besser, als nach vorher festgelegtem Projektende das falsche Ergebnis abzuliefern.

Früher war alles besser: wir haben noch nie einen Riesenaufwand wegen Zielsetzungen betrieben

Wir arbeiten heute größtenteils immer noch in Organisationsstrukturen, die dem Zeitalter der Industrialisierung entsprechen. Abteilungen, deren Mitarbeiter auch gleichzeitig in Projekte eingebunden sind. Früher war Arbeit reproduzierbar, es gab mehr Standards, Best Practices funktionierten und zur Effizienzsteigerung musste nur der passende Prozess gut genug beschrieben und gelebt werden. Dafür passten diese Organisationsstrukturen.
Heute haben wir ein Überangebot, weltweiten Wettbewerb und wir beschäftigen uns überwiegend mit Innovationen oder kundenspezifischen Produkten. Eigentlich brauchen wir dafür schlagkräftige, flexible und eigenverantwortliche, schnelle Einheiten. Diese hätten ein eigenes Interesse daran, vorher genau zu klären, was das Ziel ist. Da diese Organisationsformen in den wenigsten Unternehmen bisher etabliert sind, müssen wir uns als Übergangslösung anderweitig behelfen. Unter anderem durch eine konkrete Zielsetzung für Projekte: Denn wenn jeder im Team meint, er hätte verstanden, was das Ziel ist und jeder drauf losarbeitet und sich im Alltagsgeschäft verliert, dann werden die Projektergebnisse erzielt, die wir häufig haben: Verspätete Lieferungen, Produkte nicht, wie vom Kunden gewünscht, Nacharbeiten, Diskussionen um Änderungen, wer bezahlt dafür, überlastete Mitarbeiter, usw.

Fazit: Ohne klares Ziel macht Projektarbeit überhaupt keinen Sinn

Eine im Team einheitlich verstandene Zielsetzung ist das Fundament eines jeden erfolgreichen Projekts! Doch Vorsicht, damit ist nicht in erster Linie eine schwer verständliche Spezifikation mit Interpretationsspielraum gemeint.
Es bedarf hier einer guten Kommunikation und insbesondere des Verständnisses des übergeordneten Sinns des Projekts.
Es ist zwar schön, dass Projekte in Teilprojekte in Teilprojekte usw. zerlegt werden, und dass dies auch mit den Zielen geschehen kann. Je besser aber ein Projektteam verstanden hat, was der Sinn und die Funktion seines Puzzleteiles ist, desto gezielter kann die Arbeit danach ausgerichtet und Verantwortung übernommen werden.

Aus dem großen Ganzen ergibt sich, wie mein Beitrag aussehen soll

Wenn ich das große Ganze kenne, dann ist klar, wie mein Puzzleteil aussehen muss
Bild: Rainer Sturm / pixelio.de

Nur dann kann ich erwarten, dass mein Team mitdenkt und selbstverantwortlich den bestmöglichen Beitrag zum Gelingen leisten möchte.
Dies trifft nicht nur für Teilprojekte zu, sondern insbesondere auch für den Beitrag von Projekten zu den Unternehmenszielen. Nur wenn meine Leute verstehen, was der Zweck und das Ziel des Unternehmens sind und welchen wertvollen Beitrag sie durch die Arbeit in ihrem Projekt leisten können, ist eine emotionale Verbindung mit dem Ziel möglich. Und genau das ist der Schlüssel zum Erfolg!

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Über Anke Heines

Vielleicht muss man einen an den Sternen geschulten Weitblick entwickeln (Anke hat als Physikerin in der astronomischen Forschung gearbeitet), um die Arbeitswelt so klarsichtig durchdringen zu können wie Anke das macht. Wertvernichtung, Zeitverschwendung und Bevormundung sind ihr ein Gräuel. Sie setzt dagegen auf Selbstorganisation, Sinn in der Arbeit und Eigenverantwortung. Wenn Anke in Unternehmen auf Partner trifft, die bereit sind sich in Bewegung zu setzen, ist sie in der Lage, gemeinsam mit ihnen völlig neue Formen wertschöpfender und wertschätzender Zusammenarbeit hervorzubringen. Das hat jüngst die Verleihung des Sonderpreises des New Work Award an den von ihr betreuten Maschinenbauer HEMA bewiesen. Und das hat Anke auch auf die Fahnen Ihrer LEADaktiv UG geschrieben: Wertvolles durch Wandel weiterhin wertvoll erhalten.
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4 Antworten auf Ziele im Projekt – treffsicher und genau?

  1. Hans-Peter Korn sagt:

    Diese Aussage finde ich interessant:
    “Ohne klares Ziel macht Projektarbeit überhaupt keinen Sinn”
    Das steht nämlich im Widerspruch dazu:

    “Ein Projekt ist eine zeitlich befristete, relativ innovative und risikobehaftete Aufgabe von erheblicher Komplexität, die aufgrund ihrer Schwierigkeit und Bedeutung meist ein gesondertes Projektmanagement erfordert.” (http://wirtschaftslexikon.gabler.de/Definition/projekt.html)

    Für eine “relativ innovative und risikobehaftete Aufgabe von erheblicher Komplexität” kann jedoch zu Beginn gar kein klares Ziel definiert werden!

    Ich meine daher, dass Projekte sich gerade dadurch auszeichnen und sich von der “Abwicklung von Aufträgen” unterscheiden, dass für sie eben KEIN KLARES ZIEL zu Beginn formulierbar ist sondern nur eine mehr oder wenger grobe Vision im Rahmen eines “Business Case”.

    Genau DAVON geht z.B. PRINCE2 aus, bei dem das “klare Ziel” schrittweise von “Durchführungsphase” zu “Durchführungsphase2 (= von Produktinkrement zu Produktinkrement) erarbeitet bzw. verfeinert wird.

    Ein klares Ziel bei “wirklichen” Projekten (= i.S. von http://wirtschaftslexikon.gabler.de/Definition/projekt.html) formulieren zu wollen bedeutet, etwas auf Basis vieler noch fehlender Einsichten recht willkürlich zu erfinden. Wenn DAS dann verfolgt wird muss es unausweichlich zu verspäteten Lieferungen, Produkten nicht, wie vom Kunden gewünscht, Nacharbeiten, Diskussionen um Änderungen, wer bezahlt dafür, überlastete Mitarbeiter, usw. kommen.

    >>> Projekte scheitern nicht mangels eines klaren Ziels sondern wegen der Formulierung eines solchen – obwohl es nicht formulierbar ist.

  2. Anke Heines sagt:

    Das finde ich total spannend. Die Definition des Gabler Wirtschaftslexikons trifft zu, aber heißt das, dass kein klares Ziel formuliert werden kann oder soll?
    Laut Wikipedia ist ein Ziel “ein in der Zukunft liegender, gegenüber dem Gegenwärtigen im Allgemeinen veränderter, erstrebenswerter und angestrebter Zustand (Zielvorgabe).” http://de.wikipedia.org/wiki/Ziel

    Kann ich sinnvoll losarbeiten, wenn ich diesen Zustand nicht beschreiben kann? Auch wenn ich von Produktinkrement zu Produktinkrement arbeite, sollte doch klar sein, was das Ergebnis ist. Mit Zielen ist in diesem Zusammenhang keine Detailbeschreibung sondern der übergeordnete Zusammenhang, der Zielzustand gemeint. Nur wenn dieser bekannt ist, können sinnvolle Umsetzungsentscheidungen getroffen werden. Bei Scrum liegt es beispielsweise in der Verantwortung des Produktowners die Projektvision immer wieder ins Team zu tragen und lebendig zu halten.

    In der Praxis habe ich häufig erlebt, dass nicht klar war, was man eigentlich realisieren wollte und deshalb hat man mal angefangen “agil” zu arbeiten. Diese Projekte sind ausnahmslos gescheitert, bzw. mussten gestoppt und neu wieder aufgesetzt werden.

  3. Pingback: Prärie | LEADaktiv BLOG

  4. Ramon sagt:

    Wenn man das Ziel nicht kennt, erkennt man auch den Sinn der Tätigkeit nur sehr schwer, so kann man sich keine logische und produktive Arbeitsweise zurechtlegen. Das ist oft ein Problem bei einem Projekt, bei dem alles geheim gehalten wird und keine Informationen durchsickern dürfen. So verliert man auch Zeit, da der Fokus nicht auf den essenziellen Bereich geht sondern sich in alle Richtungen verstreut.

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